ニューノーマル時代のRPA

はじめに

みなさん、こんにちは。

全国的に人が動くようになりましたが、感染者数を見ると再び油断ならない状況になってきましたね。どうか、十分にお気をつけてお過ごしください。

さて、こういう状況が続くと、「新型コロナとうまく向き合っていく」、「この先もウイルスと共存する術を見つけていく」ということが重要になってきます。

そのような新しい生活様式が求められる中で、「ニューノーマル」というキーワードを耳にすることが多くあるかと思います。

今回は、ニューノーマル時代における人々の働き方、そしてこの時代においてRPAや、RPAコンサルタントがどのように役立てるのかについて、考えていきたいと思います。

ニューノーマルとは

ニューノーマルとは、かつては異常であった事態が、現在は当然のものとなっているという概念を表す言葉です。

新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに、新しい生活様式が求められるようになりました。

買い物一つにしても、ソーシャル・ディスタンスを守って並び、レジの前にはシートを設けるといった光景を目にするのが、当たり前になってきました。

また、街中では多くの人がマスクをして、公共交通機関では換気が行われ、飲食店ではテイクアウトを充実させ、企業や学校ではテレワークやオンライン授業を行う…、などと、日々私たちが目にする例を少し挙げるだけでも、生活様式がかなり変化していることがわかります。

業態や職種によってはできること・できないことがありますが、その中で各自が工夫し、協力しあうことで、感染拡大防止と経済活動の両立をめざす社会になってきました。

このように新しい生活様式が我々の生活に組み込まれ、新型コロナありきというのが、新しい「常識」になりつつあります。人々が長い年月をかけて確立した従来の「常識」を、あっという間に変えてしまう「新常識」、それが「ニューノーマル」といえます。

「常識」になりつつあるソーシャル・ディスタンス

ニューノーマルにおける働き方の変化

ニューノーマルが浸透すると、これまで当たり前であった前提がガラリと変わってしまいます。

働き方の観点でニューノーマルを考えますが、ここ数ヶ月みなさんが働く中でも、今まで当たり前だった前提が覆され、一から考え直し、変えていかなくてはならないことが多かったのではないでしょうか。身近な例を挙げてみたいと思います。

会議の方法

これまでは「会議で直接話して決めましょう」としていたことも、今は「直接話す」が簡単にはできなくなりました。

そのため、直接会わずにリモート会議を行う方法を考えたり、直接会う場合にも、会議室内が密にならないように工夫したりと、やり方を考え直すことが、みなさんもあったかと思います。

アイティメディア株式会社が運営するキーマンズネットが2020年7月1~15日にわたり実施した「会議の実施状況とIT活用」に関する調査では、ニューノーマル以前(2020年1月)の調査と比較したところ、会議の平均時間を「1時間未満」とする割合が、1月は49.1%であったのに対し、7月は57.7%と、8.6ポイント増えたそうです。次の会議への切り替え時間を想定して会議時間を50分に設定することや、1回あたりの時間制限があるツールを利用していること、また、これまでは確保した場所を時間いっぱいまで使おうとする意識が働いていた可能性があることなどが原因と考えられています。また同時に、出張を伴う会議は27.7ポイントも減少したそうです。ニューノーマルが人々の意識や行動に影響を与えていて、人々はそれに適応していこうとしている状況だとわかります。

勤務する場所

働き方を根本から考え直すようになり、多くの企業・団体で、在宅勤務が推奨されるようになりました。

在宅勤務を行える企業・団体は従来から多くあったかと思いますが、緊急事態宣言下、全社員に対して毎日在宅勤務を基本とするようなところが増えたことは、やはり大きな変化でしょう。中には、Twitter社のように恒久的に在宅勤務を可能にすると打ち出すような企業さんもありました。こんな働き方は、これまでは考えられてこなかったかと思います。人々にニューノーマルが浸透し、常識・前提が根本から変わってきたことがわかる例といえます。

電子契約の推進

電子契約の推進も、この一例かと思います。いわゆる「脱ハンコ」で耳にした方も多いと思いますが、電子化されたファイルをネット上で交換し、電子署名することで契約を締結するというものです。従来の書面での契約では、印刷、印紙の貼付、捺印、郵送…と多くの工程があり、時間や労力を要し、また紙・印刷コストや印紙コストの発生、紛失のリスク等がありました。それに対し電子契約では、下図のようにシステムにアップロードしたファイルに合意の証として電子署名をすれば、あとはセキュアなシステム内に保管されるので、シンプルかつスピーディに完結できます。

電子契約のイメージ

これまでは、承認スピードアップによる業務効率化、ペーパーレス化によるコスト削減といったメリットがあると気づいていても、電子契約の導入になかなか踏み切れない場合も多かったかと思います。しかし、外出せずに契約を交わさなければならないという前提となったことで、電子契約の重要性は高まりました。

 

今までとやり方を大きく変えることは、どうしても躊躇してしまいがちなものです。

それでも、前提が変わってきてしまった状況を受け入れて、「新しいことを取り入れてみようかな…?」から、「新しいことを取り入れていかなければならない!」と、柔軟かつ迅速に対応していくことが、ニューノーマル時代の企業の生き方となってきているように見えます。そして、人々の考え方も自然とそのように変わってきていると考えられます。

前提が変わったことで、従来からやり方を変えていくようになったもの

 従来ニューノーマル時代
会議直接対面リモート、密を避ける
勤務場所基本的に全員がオフィス基本的に全員が在宅
契約書類書面でのやりとり電子契約

 

ニューノーマルにおけるRPA

さて、ニューノーマル時代となってきた中で、RPAそのもののできることは変わってきたでしょうか? 答えはNOです。さすがにこの数ヶ月でRPAの性能が劇的に上がったということはないですし、RPAロボの頭の中にニューノーマルの概念を浸透させてあげることはできません。

しかし、上で見てきたように、人々の置かれた状況・前提は変わってきており、それにともない考え方・概念、そして行動・働き方は、変わってきています。その中で、RPAのいくつかの特徴が、ニューノーマル時代において役に立っていくのではないかと私は考えています。

そこでここでは、ニューノーマル時代だからこそ、重要性が再認識されるであろうRPAの特徴を、いくつかピックアップします。

スケジュール実行ができる

まず、スケジュール実行によって、いつでも動かせるという特徴が、在宅勤務中心の世の中で大きな役割を果たすと考えられます。

たとえば「営業日は、朝9時に起動する」などと一度設定すれば、後は誰かがスイッチを押さなくても、その条件で起動し続けてくれます。

どこからでもアクセスできる

製品にもよりますが、オフィスの決まったPCからでなくてもアクセスできます。従来から大きなメリットでしたが、在宅勤務であってもオフィスにいるときと変わらずに触ることができるという特徴は、ニューノーマル時代に合っていそうですね。

電子データ化に強い

電子契約の動きからもわかるように、各書類の電子データ化のニーズはこれからも高まっていくと予想されますが、電子データ化はRPA×OCRと相性が良いです。

実際に、企業さんの中には、今回の在宅勤務推進をきっかけに、電子データの重要性に気づかれ、これまで印刷して手書きにしていた書類をすべてPDF化し、その書類データをRPAによってシステムへ転記・登録するといった自動化の土台をつくられたところもございます。これはRPAやOCRの技術があるからこそ実現できることです。

人にしかできない仕事に充てる時間を生み出す

ニューノーマル時代にはとくに、柔軟かつ迅速に対応すべく、人の頭を使い、策を打ち出していくことが求められます。その状況下であるのに、ルーティンの作業に追われて、十分に人を割けなくなってしまうのは、あまりにももったいないことです。

RPAによって、人件費の削減、人材不足の解消、手作業によるミスの削減といった効果が期待できるのは多くの方に知られていることと思いますが、自動化によって生まれた時間を、人にしかできない創造性が求められる仕事に充てることが、今だからこそ改めて、重要になってくると考えられます。

 

RPA自体のできることが変わったわけではないのですが、ニューノーマル時代は、RPAのできることの重要性が再認識され、RPAの活躍の機会が増える時代となるかもしれません。

 

ニューノーマルにおけるRPAコンサルタント

RPAの重要性が再認識される世の中になりそうだと考えてきましたが、そのような時代になれば、我々RPAコンサルタントには、RPAの導入・メンテナンスで各クライアント様に協力していくことがより強く求められてきます

とくに、一度人の手の離れた野良ロボットをまた運用にもっていくというのは、手間がかかりますし、専門性も求められます。我々RPAコンサルタントは、まさにそのような場合でこそ、粘り強く考え抜き、RPAの手当や保守ができる存在であり続けるべきでしょう。

また、もちろん保守だけでなく、導入・開発をする場合は、長く安心してロボを使用いただくためにも、クライアント様の業務内容を正確に理解したうえで、先を見据えたご提案・導入のできるプロフェッショナルであり続け、社会に貢献していくべきだと考えます。

おわりに

以上のように、ニューノーマルにおける人々の働き方、RPA、そしてRPAコンサルタントの役割を考えてきましたが、今後の世の中がどうなっていくか、その正解は誰にもわかりません。

ただ、ニューノーマル時代に入ってきたことは事実です。

大変な時代に入ってしまいましたが、様々な業務を扱われる中で、「この作業、自動化できないか?」と思われているお仕事や、「前任者が用意したRPAロボを使おうと思ったが、うまく動かない…」というお悩みを抱えられていましたら、ぜひ導入・保守をご検討してみてはいかがでしょうか。

弊社では、導入コンサルティングやPOC、開発・運用・保守、さらには内製化支援まで、幅広く行っております。規模の大小も問わず、ご要望に応じて最適なご提案をさせていただきますので、まずはお気軽にご相談いただければと思います。

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