ERP製品の「高い開発費」「ちょっとが足りない既存機能」 そんなお悩みはRPAにお任せ下さい!

はじめに

 近年、ERP製品のSAPや経費精算システムであるConcur、ZACなど、大規模なソリューション・システムにもクラウド化の波が来ており、IT投資のため導入を検討している企業様も多いと思います。
 また、2025年は大きな転換期を迎える可能性(2025年の崖※1)もありSAPについては2027年にSAP ERPソリューションの保守サポート期限が終了するため、今後システムのマイグレーションや乗り換えを検討している企業様も多くいるのではないでしょうか?


 私が携わっているプロジェクトのクライアント様も、先に挙げたConcur(経費精算システム)の導入を行い、導入・運用期にかけてRPAが生かされた事例がありました。
 そこで、今後、大規模ソリューション・システムの導入や乗り換えを行う際の課題解決策として、RPAはどうでしょうか?というお話をしたいと思います。
※1 2025年の崖をわかりやすく解説しているサイトがありましたので、詳しく知りたい方はこちらを参照してみてください。

 

従来のERP製品等、大規模なシステム導入における課題や失敗事例

 SAPなど、ERP製品(基幹システムなど)をはじめとした、大規模なシステムの導入は、正しく行えれば業務効率化をはじめとしたかなりの効果を得られます。

  • 統合に伴う標準化などでムダな作業を廃止して業務効率化
  • 経営資源の最適化(ヒト、モノ、カネ等)
  • 情報の可視化(ボトルネックの特定、成功/失敗パターンの収集、ビッグデータから売り上げ予測等)

などです。

 一方で、予算オーバーで導入がうまくいかない、入れてみたが使われない、または、業務と合っていなかったなどの失敗事例も多く存在するのも事実です。

失敗例としては、以下のようなことが挙げられると思います。

導入期

    • 要件追加に伴う工数・金額の増加
        ⇒現業務に合わせると要件追加が多発。金額が膨れあがり
         いつまでたっても終わらない。
    • 納期に間に合わない
        ⇒大規模開発になると当初のスケジュール通りに進まず、
         ユーザーテストやリリースが遅れる。
    • 他システムへの影響
        ⇒利用中の他システムとのデータ連携が必要であり、
         既存システムの改修が必要になる。
    • 機能不足
        ⇒要件定義段階では可能と思われていた機能が、実は対応できないことが途中で分かった。

 運用期

    • 使用感を確認しないままの導入
        ⇒ユーザーインターフェース等をちゃんと確認しないまま導入してしまい、
        作業の効率化ができていない。
    • 現業務とシステム機能の乖離
        ⇒長年利用している場合、時代の流れに伴い業務内容が変化していき、
         既存システムの機能では対応できなくなる

様々な問題はRPAを用いることで解消するのでは?

 このような課題・失敗に対し、RPAを要所で上手に利用することで、解消、または、暫定的な応急処置が可能だと、RPA導入のプロジェクト経験から考えます。
それでは、RPAにより実際に解決できた事例をご紹介したいと思います。
 

対象システム:Concur(経費精算のクラウドサービス(SAP関連会社))

事例1

「ユーザーテストに間に合わせるため他システムへのデータ連携を自動化」(導入期)

課題・問題

    •  要件追加等で予定よりも工数増加。
    • 導入システムと周辺システムの開発が想定よりもスピーディーにできない。
    • 工数増加と開発スピードの鈍化に伴い、ユーザーテストに間に合わない。

RPA活用領域

    • データ連携未開発を補うため、ユーザーテスト期間中のみ手動操作と同じ手順で自動登録。

概要

Concur導入に向けて開発を行っていたが、仕様追加や開発遅延に伴い、ユーザーによる確認(ユーザーテスト)期間を迎えてしまった。
テスト概要や期間は該当部署に周知しており、全社的な導入であったため、社員への不安をあおらないようユーザーテストの期間は変えずにテストを行うことは本格導入に向けて急務であった。
そこで白羽の矢が立ったのが既に導入を行っていたRPA(Blue Prism)による機能補完であった。
Concurの入力画面と、入力後のデータ取出しは完了していたが、基幹システムへのデータ連携が完了していなかったため、基幹システムへのデータ連携をRPAによる手動登録で補うこととなった。
システムの開発と違い、RPAは早急な開発が可能であるため、ユーザーテストまでに開発を終えて期日通り行うことができた。

 

事例2

「未承認案件のアラートメールを管理部担当者へ送信を自動化」(導入期)

課題・問題

    • 導入システムでは補えないアラートメール機能。

RPA活用領域

    • 管理部担当者へのアラートメール送信。

概要

経費精算の承認が止まっている申請について、該当の管理部担当者へメールを送る要件があったが、会社や部署を跨ぐ場合の管理部の定義に独自ルールがあり、Concurからの抽出が困難であった。
そこで、RPAが管理部担当者の通知先の設定を独自ルールに沿った定義通りに行うことで、低コストかつ迅速な開発に成功。

 

対象システム:SAP(ERPパッケージ製品)

事例3

「人事情報の補正自動化」(運用期)

課題・問題

    • 人事情報の複雑化に伴う現場と人事システムの利用情報の乖離

RPA活用領域

    • 各システムのデータ・Excelデータのマージ・正規化。

概要
人事の基幹システムとしてSAPを導入していたが、長年利用しているために複雑な人事情報、例えば関連会社への出向や複属をした社員の所属情報の正規化が困難になり、利用したい情報がSAPから取出せなくなってしまっていた。
現業務では、SAP以外のシステムやExcel等で管理しているデータを寄せ集めて月に複数回補正して利用していたため、このちらばったデータを統合して人事データを補正する作業をRPAで自動化。

 

ご紹介した事例や下図のように、RPAは既存システムへの利用にとどまらず、大規模システムの導入期など様々な場面で利用することができ、効果をもたらしてくれます。

 

終わりに

 日本は海外に比べると、ERPのような大規模なシステム導入を行う際、自社に合わせたカスタマイズ・作り込みが多いのが事実です。
上記に述べたような不測な事態も、RPAを上手に利用することで、ERP等の製品ベンダーに頼らない機能改修・修正が低コストかつ迅速に対応できることをお伝え出来たのではと思います。
 また、新型コロナ禍という状況もあり、これからの”働き方”を検討する上で、在宅勤務など会社に出社しなくても業務が行える環境、例えばクラウドサービスの導入を積極的に検討されるご担当者の方々も多いと思います。
 そこで出てくる様々な課題・お悩みについて、もしかしたらRPAで解決できるかもしれません!!
思い当たるふしや課題などが少しでもあれば、様々なRPA製品の導入実績があり、クラウド×RPAの知見・実績も豊富な弊社にご相談ください!

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