え、まだ契約書紙なんですか？Docusignで契約書を電子化してみる

TAG
DX 業務プロセス改革
UPDATE
2023/04/06

１．はじめに
２．Docusignでの電子サイン発行
３．電子サイン×BTC

１．はじめに

１－１．電子サインってなんですか？

電子サインとは、紙で締結していた契約書をインターネット上ですべて完結し、紙と同じ効力の契約書を発行するためのサービスです。電子サインには様々なメリットがあります。

業務の効率化

電子サインは契約書に直筆サインや直接押印する必要がないため、わざわざ紙へ印刷し、顧客へ契約書郵送、訪問して手渡しする必要がありません。契約書を発行、送信、記入、締結を数分で行うことができるようになり、時間を大幅に短縮できます。送信者も受信者もPC上で検索することで過去の契約書を検索できるので、すばやく探し出せます。また記載に不備があった際の修正対応もインターネット上で完結できるためリカバリも早いです。PCだけではなく、タブレットやスマホで契約締結できるサービスもあり、顧客の負担も軽減できます。

コスト削減

従来の契約書締結までのコスト（印刷代、人件費、保管コスト、郵送代等）が電子サインでは一切かからなくなります。一般的にシステムコストはかかるのですが、従来の方法と比べて大幅にコストを削減できるケースが多いです。

コンプライアンス強化

電子サインではデータへのアクセス履歴も残せるため業務の透明性を担保できます。電子契約書では紛失や汚損による貰いなおしは不要になります。持ち運びも不要なため情報漏洩や紛失のリスクも軽減できます。

１－２．電子サインに法的効力はあるの？電子サインと電子署名法

2001年4月に電子署名法が施行されて、電子署名が手書きの署名や押印と同様に通用する法的基盤が整備されました。本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文章は、法的に成立したものとなります。

参考：　法務省：電子署名法の概要と認定制度について (moj.go.jp)

電子署名および認証業務に関する法律では以下の2つの要件に当てはまるものが認められています。

一	当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二	当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

法環境の改善と技術の進歩が相まって、地方自治体など様々な場面で電子サインは徐々に浸透してきました。そして昨今のテレワークへの移行に伴い一気に注目された技術でもあります。

１－３．もっと業務効率化できます！RPA、OCRと電子サイン

契約書周りの業務改善も電子サインの導入でより効率化できます。従来は締結された申込書を社内システムに登録する際、担当者が手入力していた情報をRPAとOCRで自動化、不備チェックをする業務効率化は行われていました。電子サインサービスを導入することでさらなる効率化が可能になります。

例えば電子サインサービス（Docusign）を利用すると電子化されたまま契約書が締結、保存されるため契約書の情報の取り扱いはもちろん、契約締結までの業務も効率化できます。

２．Docusignでの電子サイン発行

２－１．Docusignってすごい

現在多くの電子サインサービスが存在しています。その中でも今回はDocusignをご紹介します。Docusignは多くの電子サインサービスの中でも以下の特徴を持っています。

導入実績数	世界180か国での導入実績！（圧倒的No.1！）
対応言語	40か国以上！（圧倒的No.1！）
稼働率	99.99% ほぼ常に安定して稼働しています！
1日当たりの処理件数数	数百万件！かなりの件数です！

これらからわかる通り世界的に信用を勝ち取っている企業で持続可能性の高い企業だと評価できます。

今回はDocusignの電子サインの利用方法を簡単にご説明します。

２－２．Docusignの基本の「キ」

Docusignではエンベロープと呼ばれる書類を作成し、WEB上で契約締結します。エンベロープは電子封筒の意味で、合意に必要な電子版契約書、署名者の情報、署名捺印などの必要な情報をまとめて管理する電子書類です。

契約発行者は電子契約書や署名者が入力する情報をまとめたテンプレートを作成しておき、テンプレートに各署名者の情報を入れてエンベロープを作成します。

Docusignの基本的な流れは以下の４フローになります。これらの手順を踏んで電子契約書を発行します。

手順	詳細
１	契約書発行者がDocusignでエンベロープのひな型となるテンプレートを作成する。（一度作成すれば繰り返し利用可能）
２	テンプレートからエンベロープを作成し、契約書署名者に送信する。
３	契約書署名者はエンベロープを開封し、署名する。
４	署名が完了すると、署名済みのエンベロープが関係者にメールで送信され、保存される。

２－３．実際にDocusignで電子サインしてみる

１．契約書発行者がDocusignでエンベロープのひな型となるテンプレートを作成する。

DocusignのHome画面から「テンプレート」タブを押下し、テンプレートを作成します。

各テンプレートには契約書のPDFを登録します。

各テンプレートにフィールドと呼ばれる機能を追加します。フィールドを設定すると署名者が契約書を記入する際にDocusign上でPDFを編集することができます。

以下画像には４種類のフィールドを設定しています。登録完了するとエンベロープを発行できるようになります。

No.	フィールド名	概要
1	チェックボックスフィールド	押下するとPDFに"✓"が入力されます。複数のチェックボックスの中で一つだけ入力するような制御もできます。
2	テキストフィールド	押下するとテキストを入力できるようになります。文字のサイズや文字制限も決められます。
3	署名日フィールド	契約書に署名をする日付が自動で入力されます。
4	署名フィールド	押下すると署名できます。