【中小企業向け】自動化技術で労働マネジメントをエコにしよう!

残業時間削減だけで終わらせない働き方改革」に続き今回は「働き方改革」についてのコラムです。

前述のコラムでも触れたように今年度より大企業向けに「時間外労働の罰則付き上限規制」が導入されました。

この法令では労働基準法36条についても改正されているため、新しい基準で法令を遵守する必要があります。

中小事業主向けにも2020年4月1日から適用されていく予定で、「働き方改革」がますます前進していきそうです。

一方でマネジメント層にとっては、膨大な管理業務が負担になってくることが予想されます。

今回のコラムでは、「時間外労働の罰則付き上限規制」の紹介と、弊社が取り組んでいる、ロボを使った労働時間マネジメントの自動化について紹介していきます。

◆時間外労働時間の上限とは?

まずは新たに定められた、「時間外労働時間の上限」について紹介します。
時間外労働とは、法定労働時間(1日8時間、週40時間)を超える時間外労働及び休日勤務を指します。
所定労働時間が6時間の人が10時間労働してしまった場合も8時間を超えた分のみが時間外労働にあたります。(以下の図の➂に相当)
同じ人が8時間勤務した場合は、法定労働時間内に勤務を終えているため、この規制でいう時間外労働には当たりません。(以下の図の②)

◆労基法36条の変更について

時間外労働について理解したところで、次に「労基法36条」に目を向けてみます。

改正前の労働基準法でも労働時間には上限がありました。

代表的なものは上記の通りです。

ただしこの法令には特例があり、労使間の合意があれば実質無制限で時間外労働することが可能でした。
今回の改正では、特例に上限が定められることで、無制限だった労働時間に規制が入ることになります。


改正点の主だったものは上の図の通りです。これに違反すると罰則の対象となります。
※ただし、適用除外、2024年まで猶予される業務もありますので、ご自身の業務が適用されるかどうかは確認される必要があります。

 

◆違反時の罰則を知ろう

次に罰則について見ていきます。
法令違反に適用される罰則は、「6ヶ月以下の懲役又は30万円以下の罰金」です。
この量刑は労働基準法の罰則としては標準的なものと言えそうです。
例えば、休憩時間を法定通り与えない(第34条)、有給休暇を法定通り与えない(第39条)、男女同一賃金の原則違反(第4条)など多くの法令違反の罰則として適用されています。
これより重い量刑を与えられる例としては、強制労働の禁止(第5条)や15歳未満の児童の雇用(第56条)があります。
量刑の過小によらず罰則を受けると社会的な影響が大きいため、法令を遵守していく必要があります。

 

◆法令に違反しないために

それでは時間外労働の上限を超えさせないようにするためにはどうしたら良いでしょうか。
まずは働く人の労働時間を正しく知る必要があります。
労働時間の把握については、厚労省が定めるガイドラインが存在します。

このガイドラインに沿うと、以下の方法で労働時間を把握できます。
・タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録
また自己申告を元に労働時間を把握している場合でも、
・入退場記録やパソコンの使用時間等から把握した在社時間
から正しい労働時間を把握する必要があります。

また労働時間を把握するだけでは不十分で、法定の労働時間を超えないよう厳密に管理していく必要があります。

 

◆労働時間管理は自動化しよう!

労働時間の管理には大変な労力がかかります。

メインのタスクは、「残業時間の実態把握と予測」と「業務調整」になります。

これらを完遂しようとすると、マネージャーの負荷は膨大になります。

その結果、マネジメントタスクがボトルネックとなってしまい、結局手を打てずに違反者を出してしまう恐れがあります。

そこで弊社では、「残業時間の実態把握と予測」をRPA化(ロボ化)することで、マネージャーには「業務調整」に注力してもらえる環境づくりをしています。

 

弊社のロボは、勤怠システムにログインし、勤怠データをDL、一人一人チェックと予測を行い規定違反の可能性がある社員がいれば、マネージャーにメールで通知してくれます。

これらの作業をロボで代替することによって、煩雑な業務に悩まされるマネージャー陣の負荷を低減できます。
また要件によって、例えば、月末月初は残業時間が多くなりがちなので重みづけする、毎週水曜日はNO残業デーなので、予測の時は0時間で予測するといったカスタマイズも可能です。
勤怠管理システムを導入されておらず、Excel管理されている場合も、ある程度定まったフォーマットがあればロボがExcelを読み解けるので、同様の業務が可能です。

実際に弊社では自社の取り組みをナレッジとして、多くの企業の労働時間管理を自動化してきました。

一般的な労働時間管理はもちろん、変形労働制を採用されており、シフトデータとPCの利用ログを突き合わせたい、といったニッチなご要望にもお応えして参りました。

こういった自動化の導入は、マネージャーの負担を削減するだけでなく、本来の業務に注力してもらえるため、企業の未来に繋がります。

 

これから労働時間マネジメントに取り組まれる方!ぜひ勤怠管理のRPA化はノウハウのある弊社にお任せください。
また上記以外にもロボで自動化できる業務もご提案できるかと思います。
一度我々にご相談ください!

よろしくお願いいたします!

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