RPAは以下の特徴から、これまでにない斬新なソリューションとして広く世に浸透しました。

• 1つのツールでプラットフォームをまたいだ業務の自動化できる
• コーディングスキルをさほど必要としないため開発が容易
• 既存のシステムを刷新することなく業務の効率化を図れる

しかし、実際のRPA導入の場面においてはどうなのでしょうか。本コラムでは、RPA導入で起こりうる問題や課題を挙げ、RPA導入プロジェクトの進め方のポイントについてご紹介いたします。

RPAだけで解決可能？

今回は例として、立替金申請などのExcelデータ収集および基幹システムへの登録業務を取り上げます。申請書のレイアウトがユーザーごとに複数あるとします。こういった事例は多くありますが、このような業務をRPAツールのみで効率化するには、大きな問題があります。

まず、「データレイアウトが一通りでない」ということは、データの登録作業の前に元データをフォーマット変換する必要があります。人が情報を登録する場合は自己判断により状況に応じた入力が可能ですが、ロボットの場合は決められた処理しか実行することができないからです。しかし、RPAツールでExcelデータを加工する場合、データ量や変換内容に依っては、処理が重くなってしまい、実用に耐えられなくなることがあります。また、RPAツール内で変換内容を記述することで、ロボットの処理フローの可読性が下がってしまうことも考えられます。

そのため、上記のようなケースでは、フォーマット変換処理を記述したマクロをロボットが実行する処理にするといったような対応を取ることとなります。もしくはExcel業務改善ソリューション『xoBlos』などとの連携も視野に入るかと思います。

また、収集データとして紙帳票が含まれる場合は、OCRツールにより紙帳票をテキストデータ化しなければいけません。その場合、人による「紙帳票の」や「紙帳票とテキストデータの整合性チェック」といった手順が増えることとなります。そのため、処理枚数、精度やリードタイム等を鑑みてOCRの導入を検討する必要があります。OCR導入にあたってのポイントはこちらのコラムに詳しく書かれております。

抜本的な改革の必要性

ここまで、RPA導入にあたって技術的な解決方法を考えてきましたが、本来まず最初に考えなければいけないのが「従来の業務をそのままRPA化することが正しいのか？」という点です。

「同一業務で複数のレイアウトを用いている」「紙帳票を用いている」など従来の状況は、人が業務を行う上で大きな問題にはなっていなかったかもしれません。

しかし、RPA導入にあたって「利用されるレイアウトを統一する」「紙の利用を廃止する」といった抜本的な業務の見直しを図ることでより大きな成果が出ると同時に、俗人的に処理されてきた非効率的な業務を改善する良いきっかけにもなります。

まとめ

　RPA導入の上では、現状の業務に問題がないかを洗い出し改善するBPR（Business Process Re-engineering）の目線を持ち、かつプログラミングの知識や、他ツールと連携して用いることでその威力を最大限に発揮することが可能となります。

弊社は従来、SI事業も得意としてきた会社であり、業務分析・技術ともに幅広い分野で知見がございます。その経験を活かしてこれまでも数多くのお客様の業務効率化を実現してきました。

「RPAを導入したい」「すでにRPAを導入しているがうまくいっていない」など、お困りの企業様はぜひ、弊社へご相談ください。